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As instruções normativas nº 969 e 974, da Receita Federal, estabeleceram, entre outras definições, a obrigatoriedade do uso de certificação digital para a DCTF e sua apresentação mensal. Na prática, as novas regras acarretarão custos extras e a dedicação dos responsáveis pela regularização das APMs a tarefas antes delegadas aos prestadores de serviços contábeis.
A diretora da Escola Municipal de Educação Básica Manoel da Silva Oliveira, de Poá (SP), Sílvia de Toledo Silva, deparou-se com a dificuldade de adequação à mudança em janeiro, quando o contador da APM de seu colégio informou que não faria mais declarações como imposto de renda e a DCTF. "Fiquei até atordoada, tentei buscar informações no site da Receita Federal, mas não encontrei esclarecimentos", conta. Foi com o auxílio de outro assessor contábil que ela descobriu como se adaptar ao novo processo.
Sílvia comprou o certificado digital da empresa CertiSign, que é também uma autoridade certificadora, optando pelo modelo de cartão com leitora . Como tomou a decisão em janeiro e o caixa da APM estava zerado, usou seu próprio dinheiro para cobrir o custo, reembolsado posteriormente com a arrecadação da associação.
"Talvez eu tenha sido apressada em cumprir as novas regras, mas prefiro atender às exigências e apresentar uma gestão com responsabilidade", afirma a diretora. As instruções normativas foram publicadas no final de 2009, passando a valer no início de 2010. Mas novas instruções normativas, as mais recentes de junho, alteraram datas e outros detalhes das regras. Segundo Claudio Queiroz, gestor de certificado digital da Associação Comercial de São Paulo (ACSP), há um prazo de cinco anos para adaptação, durante o qual as assessorias e escritórios de contabilidade podem fazer as declarações por procuração, utilizando seus próprios certificados digitais.
A apresentação da DCTF com certificado digital implica também que os próprios responsáveis na APM façam as declarações, tarefas antes cumpridas por assessores contábeis. Mas Sílvia, por exemplo, não pode prescindir desse serviço, relatando dificuldades em lidar com os temas relacionados a contabilidade. "Meu forte é a parte pedagógica e de relações humanas. O lado financeiro também é atribuição de diretores, mas acredito que supervisores e instâncias superiores poderiam contribuir com orientações", afirma. Ela sugere que as secretarias municipais ou estaduais, em cada caso, auxiliem as escolas e respectivas APMs com os departamentos e profissionais de contabilidade, cargos inexistentes nas escolas públicas, cujas tarefas acabam sendo cumpridas por profissionais de outras áreas.
A atuação das secretarias é importante, uma vez que falhas - como deixar de apresentar a DCTF no prazo fixado ou declarar com incorreções ou omissões - podem acarretar a intimação pela Receita Federal para prestar esclarecimentos, além de multas. A Secretaria de Educação do Estado de São Paulo, por exemplo, está em fase de planejamento quanto à oferta dos documentos às APMs da rede para adoção do certificado digital.
Motivações da mudança
A exigência de certificação digital pelo governo para declarações como imposto de renda e DCTF segue uma tendência inevitável dentro das iniciativas de digitalização e transparência dos processos fiscais e tributários. A ideia é que, com o uso da tecnologia, evita-se gasto de tempo, papel e burocracia para conferir todas as informações apresentadas pelas empresas e pessoas físicas. Ao centralizar e unificar alguns procedimentos, a digitalização oferece maior capacidade de controle e menor risco de fraude, com a segurança eletrônica garantida pela certificação - que prova a autenticidade do declarante. "A tendência é que, no futuro, tudo esteja vinculado ao certificado digital, até a declaração de IR de pessoas físicas, por meio do e-CPF, ou seja, um CPF eletrônico", comenta Claudio Queiroz, da ACSP.
Ele explica que o certificado digital equivale a uma assinatura física com firma reconhecida em cartório. Por esse motivo, os certificados são expedidos por autoridades certificadoras - empresas credenciadas pelo governo para emitir os certificados. Existem também as autoridades de registro, braços estendidos das certificadoras na validação e comercialização dos certificados.
Queiroz defende que, apesar do custo do certificado digital para as APMs - em torno de R$ 340,00 -, o mecanismo oferece vantagens de segurança ao processo de declaração fiscal, contribui para evitar fraudes e diminui o poder de intervenção de terceiros, no caso de escritórios contábeis que possam atuar desonestamente.
Acesso
Outro desafio que se impõe à adaptação das APMs à certificação digital diz respeito ao acesso e disponibilidade da tecnologia. O caso de Sílvia dá um indicativo: ela precisou se deslocar do município onde trabalha - Poá (SP) - até Mogi das Cruzes (SP) a fim de comprar o certificado, pois foi o local mais próximo em que encontrou o produto. Quando se pensa no sistema nacional de educação, que se estende a cidades localizadas em regiões remotas no interior do país, onde a própria infraestrutura de telecomunicações é precária ou inexistente, a solução para as APMs (e qualquer entidade declarante) que necessitam de certificação digital exigirá atuação de instâncias superiores do governo - ou continuará na era do papel.
| Certificação Digital | ||||||||||||
| O que é certificado digital: um documento eletrônico que garante a autenticidade às declarações feitas por meio eletrônico por pessoas ou empresas. Existem dois tipos de certificado digital: e-CNPJ tipo A3 e tipo A1. O tipo A1 é gerado e armazenado no computador pessoal. O tipo A3 tem os dados gerados, armazenados e processados em um cartão inteligente ou token. Para os modelos com cartão, é necessária uma leitora do chip do cartão, que pode ser adquirida junto com ele. A leitora e o token conectam-se ao computador pela entrada USB, a mesma utilizada para pen-drives comuns. Ao acionar o certificado, o usuário também digitará uma senha pessoal. Os certificados podem ter validade de um a três anos. Os preços variam de R$ 165,00 a R$ 445,00. Os certificados podem ser adquiridos junto às Autoridades Certificadoras e Autoridades de Registro. |
| DCFT | ||||||||||||
| O que é a DCTF: é uma das modalidades utilizadas pela Receita Federal do Brasil para obtenção das informações necessárias ao lançamento do crédito tributário e do modo que o contribuinte utilizou para quitá-lo. É uma forma de manter a contabilidade dos negócios a mais atualizada possível. O que muda: a apresentação, antes feita a cada semestre, passa a ser mensal. |
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